Compras Facturas Digitales
El presente manual contiene una guía que le ayudará seguir el proceso de compra de los productos que desea solicitar a un proveedor.
Ingresar a Artículos
Proceso de compras.
Ingreso a las facturas digitales
Para ingresar al Módulo donde se encuentran las facturas emitidos por los proveedores diríjase la opción en el menú “Compras” y elija “Facturas digitales”.
Lista de Facturas Digitales
Al ingresar a Menú compras al submenú “Facturas Digitales” se desplegará la lista de Facturas Digitales que ya se han recibido de los proveedores.
Filtro (No. de facturas por pantalla)
En la pantalla del listado encontrará el cuadro de filtro de búsqueda, en la opción de “elementos por página” puede elegir cuantos registros desea que se muestren por página, por defecto se muestran 25 facturas, pero puede ampliar o reducir el listado estableciendo el valor en el filtro (10, 25, 50, 100, todos), después presione el botón “Aplicar”.
Filtro (Búsqueda de Facturas de proveedor)
En el cuadro de filtro de búsqueda, encontrará diversas opciones que le ayudarán a reducir la búsqueda de las facturas de proveedores, en este filtro encontrará las opciones siguientes:
- • Facturas, puede elegir del combo la opción para filtrar las facturas (Pagadas, No pagadas, Sin Revisión, Todas).
- • Proveedor, Permite seleccionar el nombre de un proveedor y muestra las facturas que corresponde a este.
- • Estado, muestra las facturas que tienen un estado específico (Activas, Canceladas, Todas).
- • Factura, Permite introducir el número de la factura del proveedor para buscarla directamente.
- • Fecha, permite buscar las facturas de un proveedor en una fecha específico.
Establezca las condiciones de búsqueda y presione el botón “Aplicar”.
Navegación entre páginas
a la que desea ir, la página más remarcada 
, es en la que se encuentrá actualmente.
Reportes de Facturas
- Listado de Facturas
- Antigüedad de saldos
- Facturas vs Pago
- FacturasCorteMes
Listado de Facturas
El reportes de Facturas de proveedores:
-
Listado de Facturas, descarga el catalogo en excel de las facturas recibidas en un periodo, para ello establezca la fecha inicial y fecha final y presione el botón “Generar Excel”
Este reporte tiene 2 páginas:
1. La hoja de Facturas de Proveedores, muestra el listado de las facturas que se han registrado en el SIAAPI de proveedores.
En este reporte observará:
- el listado de facturas que se emitio en el periodo indicado.
-
El Total de las facturas, el importe que se ha pagado de esa factura y el saldo insoluto de la misma.
2. Facturas proveedores con pagos, esta hoja muestra las facturas y los pagos asociados a ella, en el ejemplo observamos la primer factura que tienen un pago que liquida el total de la factura y la segunda dos pagos asociados a ella.
Antigüedad de saldos
Este reporte muestra las facturas de un proveedor y la antigüedad de los saldos de las facturas o si estas van al corriente de acuerdo con la fecha de emisión del reporte.
Para la generación del reporte seleccione el proveedor y presione el botón “Generar Reporte”.
A continuación se descargará el reporte con los datos correspondientes.
Facturas vs Pago
Este reporte muestra el listado de facturas y su relación con los pagos que se han emitido a los proveedores y el saldo insoluto que se adeuda de estas.
Para ello establezca el proveedor y el periodo de fechas en que desea obtener el reporte y presione el botón “Generar reporte”.
A continuación se descargará el archivo de Excel con los datos correspondientes.
Facturas vs Pago
Este reporte muestro los datos de los estados de cuenta de un proveedor a una fecha determinada.
Para ello establezca el proveedor y la fecha de corte a la que desea obtener el reporte y presione el botón “Generar excel”.
A continuación se descargará el archivo de Excel con los datos correspondientes.
Cargar Factura
Si requiere dar de alta una factura de un proveedor, seleccione el boton “Cargar una factura”, este botón se encuentra en la parte superior izquierda del listado de Facturas.
El botón “Cargar una factura”, redireccionará a la ventana que le permitirá cargar los archivos de la factura del proveedor, para ello:
1. Presione el botón “Seleccionar archivo”, para cargar el archivo .xml de la factura del proveedor.
2. A continuación elija el archivo de su computadora y presione el botón “Abrir”
3. Presione el botón “Seleccionar archivo” para cargar el PDF.
4. Cargue desde su computadora el archivo .PDF de la factura del proveedor y presione el botón “Abrir”.
5. Con los archivos cargados, presione el botón “Cargar Archivos”
Después de cargar la factura esta aparecerá registrada en el listado de facturas de forma automática.
Error al cargar la factura
Registrar Factura sin xml.
Si requiere registrar una facturadel extranjero, o si no tiene un formato xml, seleccione el botón “Registrar Factura sin xml”
Se redireccionará a la ventana que le permitirá ingresar los datos de forma manual, llene los registros con los datos de la factura y a continución presione el boton “Grabar”
Después de registrar la factura esta aparecerá en el listado de facturas de forma automática.
Validar Proveedores
Si la factura que dío de alta por medio de un XML, no tiene un proveedor asociado.
1. En el listado de la factura aparecerá un ícono indicando que la factura no esta asociada a un proveedor.
2. De de alta el proveedor en el menu comercial, en la opción de proveedores, escriba el nombre tal y como aparece en la factura.
3. En el listado de la factura, presione el botón “validar proveedor”, para asociar la factura a un proveedor.
Facturas pendientes de revisar
El listado de facturas, presenta las facturas de los proveedores.
Cuando una factura se acaba de dar cargar por el departamento de compras o a traves del portal de proveedores por un proveedor, inicialmente tiene un estado de “Pendiente por revisar.
Cuando el departamente de compras, ya reviso que los datos de la factura del proveedor es correcta, que ya se hizo la entrega de los productos o que se cumplio con todos los requisitos, puede establecer la fecha de la revisión de la factura.
Cuando se establece la fecha de revisión y pago de la factura, se genera el saldo insoluto de la factura del proveedor.
Cancelar Factura
Cuando el departamente de compras, ya reviso que los datos de la factura del proveedor y determino que esta no es correcta, hizo la devolución de los productos o por alguna razon no se cumplio con todos los requisitos, puede cancelar la factura. Para cancelar una factura, presione el ícono de cancelar, que se encuentra al final del registro de la factura del proveedor.
Las facturas canceladas, apareceran con un ícono 
indicando que estan canceladas, de lo contrario tienen un icono 
de activas
Consulta de la Factura
Si desea consultar los datos de la factura del proveedor, puede revisar el XML o el PDF de la factura del proveedor., presionando los botones “XML” o “PDF” y a continuación se descargaran los archivos correspondientes.
Fecha de Revisión
Si ya verifico que los datos de la factura del proveedor son correctos, establezca la fecha de revisión de la factura, para ello presione el botón de Fecha de Revisión
A continuación establezca la fecha de revisión, a partir de está fecha se generará la fecha de pago del proveedor de acuerdo a los días de crédito pactados con él.
Pagos de la factura
Si la Factura del proveedor ya tiene pagos asociados a esa factura, le aparecerá el botón “Ver pagos”, el cual le permitirá ver los pagos de la factura, en caso contrario observará una leyenda que dice “sin pagos”.
Al presionar el botón ver pagos, mostrará los pagos asociados a la factura del proveedor.
Junto al ticket de la factura aparecera una paloma morada indicando que la factura ya tiene pagos asociados.
Ticket
Para ver el ticket de entrega del proveedor a almacen, presione el botón descargar ticket que se encuentra al final de la fila.
Este ticket es con el que el proveedor se presenta a almacen para la entrega de los productos y lo descarga desde el portal de proveedores al subir la factura correspondiente a una orden de compra.
El ticket presenta un formato similar al siguiente:
Archivos Asociados a la factura t
Cuando el proveedor ha asociado archivos a la factura desde el portal de proveedores, estos archivos se mostrarán debajo de la factura, estos archivos puede ser recepciones de los productos de la factura, certificados de calidad, acuse de recibido de la factura, entre otros.
Si el archivo asociado no pertenece a la factura, puede eliminarlo presionando el icono 
, que se encuentra junto al nombre del archivo que desea eliminar.
Para visualizar el archivo, presione sobre el botón con el nombre del archivo.