Orden De Compra
El presente manual contiene una guía que le ayudará a seleccionar los productos que desea solicitar a un proveedor.
Proceso de compras
Ingreso a Órdenes de compra
Para ingresar al listado de Ordenes de compra, diríjase la opción en el menú “Compras” y elija “Órdenes de compra”
Listado de orden de compras
Al ingresar a Menú “Compras” al submenú “Orden de compra” se desplegará la lista de órdenes que ya se han realizado.
Filtro (No. de Órdenes de compra por pantalla)
En la pantalla del listado de Órdenes de compra(OC), encontrará el filtro de “elementos por página”, esté le permitirá elegir el número de OC que se muestren por página, por defecto se muestran 10 OC, pero puede ampliar o reducir el listado estableciendo el valor en el filtro (10,25,50,100 o todos los registros), después presione el botón “Aplicar”.
Órdenes de compra
- Divisa, muestra las órdenes de compra que se encuentran en la divisa seleccionada (Dólares, pesos, etc.).
- Status, muestra las órdenes de compra que tienen el status seleccionado:
- Inactivas. Estás ordenes de compra fueron creadas desde el carrito de compra o desde una requisición y están en espera de que sean autorizadas.
- Activas. Estas órdenes se encuentran autorizadas y si la cantidad solicitada de productos es menor a la recepcionada, sigue activa en espera de que se termine de surtir.
- Canceladas. Estas ordenes fueron canceladas por un usuario.
- Recepcionadas. Estas ordenes de compra ya han recibido parte o la totalidad de los productos que se solicitaron en la orden de compra.
- Finalizadas. Son las ordenes que ya fueron recepcionadas y ya no se espera recibir más material o productos.
- ID, Permite introducir el ID. Del ticket de la orden para una localización más rápida.
- Proveedor, Permite escribir el nombre o parte del nombre del Proveedor para facilitar la búsqueda de las órdenes de compra de un proveedor.
- Periodo, Permite establecer una fecha de inicio y una fecha final para filtrar las ordenes de compra que corresponden al periodo establecido.
Establezca las condiciones de búsqueda y presione el botón “Aplicar”.
Reporte de orden de compras
Para obtener el reporte de las órdenes de compra, presione el botón “Excel”.
Al presionar el botón “Excel”, se abrirá una ventana que solicitará el rango de fechas, establezca la fecha inicial y final para para la generación del reporte, a continuación, presione el botón “Generar Excel”, como se muestra a continuación:
Al presionar el botón “Generar Excel”, se descargará el reporte con el listado de las órdenes de compra que corresponde al periodo establecido en el filtro.
Reporte Estadísticas de compra
Para obtener el reporte de las estadísticas de compra, presione el botón “Excel”.
Al presionar el botón “Excel”, se abrirá una ventana que solicitará el rango de fechas, establezca la fecha inicial y final para para la generación del reporte, a continuación, presione el botón “Generar Excel”, como se muestra a continuación:
A continuación, se descargará el reporte que mostrará los días de diferencia entre la Elaboración de la Orden de compra a un proveedor y la fecha en la que fueron recepcionados los productos o materiales solicitados.
Esta resta no toma en cuenta los fines de semana ni los días establecidos como festivos en el calendario mexicano.
Navegación entre páginas
a la que desea ir, la página más remarcada 
, es en la que se encuentrá actualmente.
Listado de órdenes de compra
Al ingresar a Menú “Compras” al submenú “Orden de compra” se desplegará la lista de órdenes que ya se han realizado.
Detalles de la orden de compra
Al final de cada fila de la orden de compra, encontrará el botón de “Detalles”.
Si requiere observar los detalles de la orden de compra seleccione el botón “Detalles” y se redirigira a la ventana correspondiente.
En la ventana de Detalles de Orden de Compra se muestran todos los detalles de la orden seleccionada.
Presione el botón “Regresar a la lista”, para regresar al listado de órdenes de compra.
Cancelar la orden de compra
Al final de cada fila de la orden de compra, encontrará el botón de “Cancelar”.
En caso de que los datos no sean correctos o el material o productos ya no se vayan a adquirir, puede cancelar la Orden de compra, para ello seleccione el botón “Cancelar”.
En el Listado de ordenes de Compra el registro cancelado de la orden de compra aparecera en rojo y solo se podrá consultar, ya no se podrán hacer operaciones con esta orden.
Autorizar la Orden de compra
Al final de cada fila de la orden de compra, encontrará el botón de “Autorizar”, el cual le permitirá autorizar la orden de compra.
Las ordenes que no han sido autorizadas, tienen un estado de inactivo
Es necesario que sean autorizadas, para que se puedan hacer operaciones de recepciones de los productos o finalización de la orden de compra, como se muestra a continuación.
PDF de la orden de producción
Si requiere descargar un documento en formato pdf de la orden de compra para enviarla a su proveedor, al final de cada fila de la orden de compra, encontrará el botón de “PDF”, el cual le permitirá descargar la orden de compra.
Al presionar el botón “PDF”, se descarga el archivo de la cotización en .PDF, en un formato similar al que se muestra a continuación.
Historia de una orden de compra
Si requiere ver el historial de la compra, seleccione el botón “Historia” que se encuentra al final de la fila de la Orden de compra. Este botón solo aparece, cuando ya hay datos de recepciones ligadas a él.
Como se puede observar en la imagen siguiente, el documento muestra la orden de compra y su historial relacionado con la factura, recepciones o requisiciones ligadas.
Historia de una orden de compra
Al final de la fila de orden encontrará el boton “Crear Recepción”, el cuál le permitirá crear la recepción de los productos o materiales solicitados en esa orden.
Al presionar el botón “Crear Recepción”, se abrirá la ventana en la que se muestra los datos de los productos que se solicitarón en la orden de compra.
En este momento se puede estipular, en el caso de que los datos registrados en la orden de compra y los de la recepción sean diferentes:
- El almacen al que se ingresarán.
- El lote del producto.
- La cantidad que se esta recepcionando.
- El costo real al que se recepciona el producto.
Se puede agregar el No. de Ticket de la factura, para ligar la orden de compra, la recepción y la factura.
Tambien se puede ingresar una observación, acerca de la compra.
La recepción de los productos, se mostrará como en el siguiente ejemplo:
Finalizar una orden de compra.
Si la cantidad de material que se surte es igual o menor a la cantidad del producto establecido en la orden de compra, está se finaliza automáticamente.
Hay órdenes de compra que, aunque tengan recepciones siguen abiertos, por las siguientes razones:
- El producto ya no esta disponible, esta agotado o no se surtirá más.
- En el caso de bobinas que pueden traer menos metros de lo solicitado y que ya no se completará.
En estos casos se debe finalizar manualmente la Orden de Compra, para ello presione el botón “Finalizar”
